Administratie

Niets is zo belangrijk als de administratie. Wie de administratie niet goed bijhoudt komt al snel in de problemen, is het niet met je eigen planning en de facturatie, dan is het wel met de belastingdienst. Dit wil je niet, dus verzorg je administratie altijd tot in de puntjes.

 

Administratie en BTW

Vanaf het moment dat je je rijschool bent gestart ben je verplicht BTW te betalen, en dus ook BTW door te berekenen aan je cursisten. Wanneer je aankopen doet voor je rijschool, dan moet je alle bonnen hiervan bewaren. De BTW kan je weer terug ontvangen van de belastingdienst. Uiteraard moet je ook alle facturen en bonnen die je zelf uitgeeft aan cursisten bewaren, want over al je inkomsten moet je BTW afdragen aan de belastingdienst. Je moet eens per kwartaal aangifte doen bij de belastingdienst. Let er goed op dat je de BTW betaalt binnen de door de belastingdienst gestelde termijn, of vraag uitstel van betaling aan indien nodig, want er staan behoorlijke boetes op een te late betaling. Over de examengelden die door het CBR in rekening worden gebracht hoef je gen BTW te betalen. Dit geldt overigens alleen als je facturen uitreikt aan je cursisten, wat je als rijschoolhouder niet verplicht bent. Als je geen facturen uitreikt, dan moet je wel 21% belasting over de examengelden betalen.

Afschrijving van materiaal

Als rijschoolhouder heeft afschrijving natuurlijk vooral betrekking op de lesauto. Deze valt onder de materiele vaste activa van je bedrijf. Het is verstandig om voor de afschrijving van de auto te kiezen voor de lineaire methode van afschrijven. Dit wil zeggen dat je de kosten evenredig verdeelt over de jaren. Je moet drie zaken vaststellen voor de afschrijving van de lesauto, namelijk de aanschafwaarde, de afschrijvingstermijn en de restwaarde. De aanschafwaarde is het totaalbedrag waarvoor je de lesauto koopt. De afschrijvingstermijn is het aantal jaren dat je verwacht de auto te kunnen inzetten voor de lessen. De restwaarde is het bedrag waarvoor je de lesauto dan nog denkt te kunnen verkopen.

Stel dat je een lesauto koopt voor een totaalbedrag van 30.000 euro, dat je verwacht dat deze 5 jaar meegaat en dat je de auto dan nog kunt verkopen voor 5.000 euro. Dan moet je de afschrijving per jaar als volgt berekenen: (aanschafwaarde – restwaarde) gedeeld door de afschrijvingstermijn. In dit geval dus (30.000 – 5.000) gedeeld door 5. Dit komt uit op een afschrijving van 5.000 euro per jaar. Uiteraard moet je ook andere afschrijvingen berekenen, zoals bijvoorbeeld die van een werklaptop.

Kosten voor je bedrijf

Als rijschoolhouder heb je te maken met tal van kosten voor je bedrijf, zoals aanschaf en afschrijving van de lesauto en benodigde elektronica. Daarnaast zal je zaken aanschaffen zoals software, en je moet zeker rekening houden met de grote kostenpost van de belastingdienst. Ongeveer 1/3 van je inkomsten moet je afdragen aan de belastingdienst als BTW. Dan is er nog een belangrijke kostenpost, namelijk die van je verzekeringen. Als rijschoolhouder moet je meerdere verzekeringen afsluiten. Je hebt een rechtsbijstandverzekering, motorrijtuigenverzekering, lesbromfietsverzekering, uitgebreide brandverzekering, ongevallenverzekering voor in- en opzittenden inkomensverzekeringen en een aansprakelijkheidsverzekering Werkgever Verkeer nodig. Je kunt je ook aansluiten bij een verzekeringscollectief om goedkoper uit te zijn. Een goede optie is het SRB.

BTW regels

Als rijschoolhouder heb je met diverse BTW regels te maken. Zo moet je 21% over je omzet betalen. Dit is de omzetbelasting. Wanneer je je cursisten factureert, dan moet je ook 21% BTW hanteren. Als je facturen uitreikt aan je cursisten, dan hoef je geen belasting te betalen over examengelden van het CBR. Als je geen facturen uitreikt, of facturen uitreikt die niet aan de regels voldoen, dan moet je de 21% BTW over de examengelden gewoon betalen. Dan zijn er regels met betrekking tot het privé gebruiken van de lesauto. Het zogenaamde forfaitaire bedrag wordt als onttrekking aangenomen in de winst als je de auto privé gebruikt. Dit bedrag is op basis van de cataloguswaarde van de auto. Als er meerdere auto’s zijn, dan geldt de auto met de hoogste cataloguswaarde. De eerste rit van je woning naar een cursist en de laatste rit van een cursist naar je woning wordt niet gezien als privégebruik. Het privégebruik van de lesauto moet je zelf aanmerken als zogenaamde (fictieve) dienst. De waarde van deze dienst heeft dus invloed op het totaalbedrag aan omzetbelasting dat je moet afdragen. Deze waarde moet je bepalen op basis van de gereden kilometers en de gemaakte kosten. Wanneer dit niet duidelijk is, dan is er een vast percentage van 2,7% van de totale cataloguswaarde van de lesauto. Dit percentage geldt vier jaren, waarna je zakt naar 1,5%.